Jak zarejestrować się i korzystać z platformy ELSTER dla swojej firmy

ELSTER – czym jest i do czego służy?

Platforma ELSTER to niemiecki system do elektronicznego składania deklaracji podatkowych. Jego pełna nazwa brzmi Elektronische Steuererklärung, co w tłumaczeniu na język polski oznacza po prostu elektroniczne zeznanie podatkowe.

Portal powstał, aby ułatwić złożenie zeznania podatkowego osobom objętym tym obowiązkiem. Umożliwia on zarówno przedsiębiorcom jak i osobom fizycznym szybką oraz sprawną komunikację z niemieckim urzędem skarbowym bez konieczności osobistego odwiedzania urzędów.

System ten zyskał dużą popularność, ponieważ znacznie upraszcza proces rozliczeń podatkowych, przyspiesza ich przetwarzanie oraz zapewnia bezpieczeństwo przesyłanych danych dzięki połączeniom szyfrowanym.

Jakie możliwości daje platforma ELSTER?

Portal ELSTER możemy traktować przede wszystkim jako łącznik pomiędzy firmą, a urzędem skarbowym. Dzięki niemu wiele spraw, które dawniej wymagały wizyt w urzędzie, dziś można załatwić online. Przyjrzyjmy się tym najczęstszym.

Składanie deklaracji podatkowych

Główną funkcją portalu ELSTER jest możliwość składania różnych deklaracji podatkowych. Należą do nich: 

• VAT (Umsatzsteuer) – w Niemczech firmy są zobowiązane do regularnego składania deklaracji VAT, w zależności od obrotów: co miesiąc, co kwartał lub co rok. ELSTER upraszcza ten proces, umożliwiając szybkie generowanie i przesyłanie deklaracji VAT.
• podatek dochodowy od osób prawnych (Körperschaftsteuer) – firmy zobowiązane są do składania deklaracji dotyczących podatku dochodowego od osób prawnych. ELSTER pozwala na łatwe uzupełnianie formularzy i szybkie przesyłanie ich do urzędu skarbowego.
• Podatek od wynagrodzeń (Lohnsteuer) – pracodawcy muszą co miesiąc składać deklaracje dotyczące podatku od wynagrodzeń swoich pracowników. System ELSTER automatyzuje ten proces, co znacznie redukuje obciążenie administracyjne.

Pobieranie zaświadczeń i potwierdzeń

Po złożeniu deklaracji podatkowej za pomocą systemu ELSTER, użytkownik

ma możliwość pobrania potwierdzenia wykonanej akcji. Jest to ważny dokument, który stanowi dowód tego, że deklaracja została zarówno przesłana do urzędu skarbowego jak i poprawnie zarejestrowana. Potwierdzenie można również wykorzystać w przypadku kontroli skarbowych, jako dowód złożenia dokumentów w terminie.

System pozwala także na pobieranie innych dokumentów, takich jak zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami, które są niezbędne przy ubieganiu się o kredyty czy uczestnictwo w przetargach.

Przekazywanie dokumentów

Platforma umożliwia przekazywanie różnego rodzaju dokumentów bezpośrednio do odpowiedniego departamentu. Funkcja ta jest szczególnie przydatna w sytuacjach, gdy wymagane jest dostarczenie dodatkowych informacji lub wyjaśnienie wątpliwości związanych z rozliczeniami podatkowymi.

Na przykład, w przypadku kontroli podatkowej, użytkownik może zostać poproszony o dostarczenie dodatkowych załączników lub zestawień. Wykorzystanie ELSTER znacznie upraszcza i przyspiesza cały proces.

Komunikacja z urzędem skarbowym

ELSTER jest gwarantem bezpiecznej komunikacji z urzędem skarbowym. Użytkownicy mogą wysyłać wiadomości, pytania oraz zarządzać korespondencją, co obejmuje także odbieranie decyzji podatkowych w formie elektronicznej. Dzięki temu przedsiębiorcy nie muszą oczekiwać na tradycyjną pocztę, co przyspiesza obieg dokumentów.

Archiwizacja dokumentów

Portal umożliwia również archiwizowanie wszystkich złożonych dokumentów i deklaracji. Użytkownicy mogą przeglądać i pobierać archiwalne zaświadczenia, co jest szczególnie przydatne w przypadku audytów, kontroli podatkowych czy wewnętrznych przeglądów finansowych firmy. Archiwizacja dokumentów w formie cyfrowej pozwala na szybki dostęp do potrzebnych informacji bez konieczności przeszukiwania ich tradycyjnych, papierowych wersji.

Rejestracja na platformie ELSTER krok po kroku

Podobnie jak w przypadku wielu podobnych stron internetowych, aby korzystać z witryny ELSTER należy najpierw założyć na niej konto. Proces ten jest wieloetapowy, wymaga odpowiedzi na wiele pytań. Każdy krok jest jednak szczegółowo opisany na stronie, co znacznie ułatwia przejście przez cały proces. 

1. Wejście na stronę ELSTER

Portal znajduje się pod adresem www.elster.de. Na stronie głównej u góry ekranu, w dwóch miejscach znajduje się opcja Benutzerkonto erstellen, czyli Utwórz konto użytkownika. Nie ma znaczenia, który z dwóch możliwych przycisków zostanie kliknięty – efekt będzie ten sam. 

2. Wybór rodzaju konta

W kolejnym kroku należy dokonać wyboru konta. ELSTER oferuje dwie opcje:

• Schnelle Registrierung für Privatpersonen, czyli szybka rejestracja dla osób prywatnych/fizycznych.
• Klassische Registrierung, czyli klasyczna rezerwacja, przeznaczona dla firm i organizacji.

3. Wybór metody logowania

Kolejnym krokiem jest wybór metody zabezpieczenia dostępu do konta. ELSTER oferuje pięć opcji, które można później zmienić lub rozszerzyć w ustawieniach konta. Do wyboru mamy logowanie się za pomocą:

• certyfikatu zapisanego na naszym komputerze,
• aplikacji mobilnej,
• dowodu osobistego,
• specjalnego dodatkowego pendrive’a,
• specjalnej dodatkowej karty.

Najwygodniejszą opcją (którą zresztą rekomenduje nam portal) jest certyfikat pobierany bezpośrednio na komputer użytkownika. Pozostałe formy logowania są bardziej zaawansowane i wymagają dodatkowych urządzeń, ale oferują w zamian wyższy poziom bezpieczeństwa.

Czym jest certyfikat ELSTER?

To indywidualnie przypisany plik weryfikacyjny, za pomocą którego można logować się do portalu oraz dokonywać autoryzacji operacji dokonywanych na portalu. Certyfikat można traktować jak klucz do profilu w niemieckim urzędzie skarbowym. Służy jako cyfrowy podpis, który weryfikuje tożsamość użytkownika i zapewnia bezpieczny dostęp do konta. 

4. Personalizacja

W tym kroku ponownie zostajemy zapytani o to, dla kogo przeznaczona jest rejestracja:

• dla osób prywatnych, które chcą składać zeznania podatkowe i deklaracje dla siebie,
• dla organizacji (np. pracodawców, przedsiębiorców, stowarzyszeń, administracji), które chcą m.in.: składać zeznania podatkowe i wnioski dla firmy lub organizacji.

5. Identyfikacja

Po wybraniu opcji dla organizacji w poprzednim pytaniu, pojawia się kwestia sposobu identyfikacji. Do wyboru są dwie opcje:

• za pomocą numeru identyfikacji podatkowej,
• za pomocą adresu e-mail (zalecana jedynie w przypadku, gdy urząd skarbowy nie nadał jeszcze danej organizacji numeru identyfikacji podatkowej).

6. Wprowadzenie danych firmy

Następnie pojawia się dość długa sekcja związana z podaniem wielu kluczowych danych dotyczących firmy, między innymi: 

• nazwy firmy,
• numeru identyfikacji podatkowej,
• danych kontaktowych osoby odpowiedzialnej za obsługę konta. 

Ważne! Wszystkie podane informacje muszą być dokładne i zgodne z danymi zarejestrowanymi w urzędzie skarbowym.

7. Weryfikacja i aktywacja konta

Po zakończeniu procesu rejestracji, ELSTER wygeneruje certyfikat, który zostanie wysłany na podany przez użytkownika adres e-mail. Należy go pobrać i zapisać w bezpiecznym miejscu. Otrzymanie go jest kluczowe do dalszego korzystania z platformy, ponieważ za jego pomocą dokonuje się logowanie do systemu i elektroniczne podpisywanie dokumentów.

8. Logowanie do systemu

Po udanej rejestracji firmy, można logować się do systemu bezpośrednio ze strony głównej. Po kliknięciu przycisku Login, pojawi się ekran, z poziomu którego należy wybrać (wskazaną wcześniej) opcję dostępu do portalu. Logowanie za pomocą certyfikatu wymaga załadowania pliku certyfikatu oraz podania hasła.

Zalety korzystania z ELSTER

Zarejestrowanie firmy na platformie ELSTER nie dość, że jest proste, szybkie i intuicyjne, to niesie za sobą szereg korzyści, o których warto pamiętać. 

• Oszczędność czasu – składanie deklaracji online jest szybsze i bardziej efektywne niż wypełnianie papierowych formularzy i dostarczanie ich do urzędów osobiście. 
• Redukcja błędów – system automatycznie sprawdza formularze pod kątem ewentualnych nieprawidłowości, co znacznie redukuje ryzyko popełnienia pomyłek w deklaracjach podatkowych. W efekcie, przedsiębiorcy mogą uniknąć kar i dodatkowych formalności związanych z korektą błędnych dokumentów.
• Bezpieczeństwo – oferowane przez portal metody zabezpieczeń zapewniają wysoki poziom bezpieczeństwa przesyłanych danych. Są one gwarancją, że dokumenty zostały złożone przez odpowiednią osobę oraz że nie zostały zmodyfikowane w trakcie przesyłania.
• Automatyzacja procesów – platforma umożliwia automatyzację wielu procesów podatkowych, takich jak regularne składanie deklaracji VAT czy podatku od wynagrodzeń. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą skupić się na prowadzeniu swojej działalności, a nie na zarządzaniu formalnościami podatkowymi.

Bezpieczeństwo, zaufanie i… wygoda

Zarejestrowanie firmy na platformie ELSTER to coś więcej niż tylko możliwość składania deklaracji podatkowych online. To także budowanie rzetelnej, zaufanej, a także nowoczesnej marki, która stawia na efektywne zarządzanie obowiązkami podatkowymi. 

Proces rejestracji na platformie jest stosunkowo prosty (choć wymaga znajomości języka niemieckiego), a korzystanie z jej licznych funkcji przynosi ogromne korzyści, takie jak oszczędność czasu, redukcja błędów oraz zapewnienie bezpieczeństwa wrażliwych danych. 

Jednym słowem, wszystko to, czego potrzebuje każda firma.