Najgorsze, co wtedy możesz zrobić, to potraktować go wyłącznie jako kolejny papier. Jako biurokratyczny absurd. Coś, czym można się zająć później.
I tu właśnie tkwi problem: brak ważnego Freistellung może kosztować cię znacznie więcej niż tylko czas i energię potrzebne na jego uzyskanie.
Oto kilka realnych historii, które pokazują, co może się wydarzyć, jeśli Freistellung brakuje albo już stracił ważność.
Scenariusz 1: Wstrzymanie płatności
Wyobraź sobie, że jesteś polskim przedsiębiorcą pracującym na niemieckiej budowie. Praca za dany miesiąc jest wykonana, faktura wysłana, a ty cieszysz się na zasłużoną wypłatę. Już dokładnie wiesz, na co wydasz uczciwie zarobione pieniądze.
Nagle jednak pojawia się niespodzianka: zamawiający potrąca 15% twojego wynagrodzenia. Z twoich własnych pieniędzy!
Nie, nie stało się tak z powodu jakości twojej pracy. Ani przez spór, ani przez nieuczciwość. Stało się to po prostu dlatego, że nie przedstawiłeś ważnego Freistellung.
Niestety, zamawiający twoich usług nie miał wyboru i postąpił zgodnie z przepisami.
Zgodnie z § 48b EStG (Einkommensteuergesetz – niemiecką ustawą o podatku dochodowym), jeśli nie posiadasz Freistellungsbescheinigung, czyli zwolnienia z budowlanego podatku u źródła, zamawiający musi potrącić ten podatek i odprowadzić go bezpośrednio do niemieckiego urzędu.
Te pieniądze możesz ostatecznie odzyskać (to tzw. Bauabzugsteuer), ale może to zająć miesiące – w najlepszym wypadku. W tym czasie cierpi twój cash flow, narastają rachunki, a twoje zaufanie do „systemu” maleje.
Scenariusz 2: Kontrakt przepadł
Jesteś rozwijającą się polską spółką działającą w branży budowlanej i szykujesz się do podpisania lukratywnej umowy z niemieckim partnerem. Zakres prac jest akceptowalny, wynagrodzenie atrakcyjne, zespół gotowy – po prostu świetne zlecenie.
Wszystko wygląda idealnie – przynajmniej do momentu, gdy zleceniodawca zada kluczowe pytanie:
„Czy mogą nam Państwo okazać swój Freistellungsbescheinigung?”
I właśnie wtedy pojawia się problem.
Pojawia się wątpliwość. Ważność twojego Freistellungsbescheinigung wygasła bowiem dwa miesiące temu. Nikt nie zajął się jego odnowieniem na czas. W tym momencie uznałeś, że to nie jest istotne. Dodatkowo nie masz aktywowanego ELSTER, więc wszystko zajęłoby jeszcze więcej czasu.
Czy wiedzieliście, że Freistellung nie jest ważne bezterminowo?
W naszej praktyce spotykaliśmy się z okresem jego obowiązywania od pół roku, przez rok, aż do trzech lat. Dokładny czas, na jaki zostało wydane przez niemiecki urząd skarbowy, znajdziesz w decyzji o jego przyznaniu.
Niemiecki partner, który przywiązuje dużą wagę do odpowiedzialności i przestrzegania przepisów, w końcu wybierze innego podwykonawcę, który będzie w stanie dostarczyć wymaganą dokumentację.
Efekt?
Umowa warta dziesiątki tysięcy euro jest tracona – nie z powodu braku kompetencji czy zdolności, ani ceny, lecz właśnie przez brak kompletnej dokumentacji.
Oczywiście warto dodać, że zamawiający może zgodzić się na krótką przerwę, w czasie której można wystąpić o Freistellung lub poprosić o jego przedłużenie. Nie jest to jednak gwarancją, a wszystko zależy od konkretnej sytuacji.
Scenariusz 3: Opóźnienie projektu
Jesteś kierownikiem budowy i razem ze swoim zespołem przyjeżdżasz na miejsce. Zamówienie zdobywaliście dość długo i udało się je załatwić w ostatniej chwili. W końcu.
Po przyjeździe napotykacie jednak problem.
Zamawiający odmawia pozwolenia na rozpoczęcie prac, dopóki wszyscy nie okażą ważnego Freistellung – nie chce bowiem mieć problemów z odprowadzaniem podatku. Oczywiście, zostawił to na ostatnią chwilę.
Nagle maszyny stoją bezczynnie, robotnicy czekają, a terminy nie są dotrzymywane. Każdy dzień opóźnienia jest kosztowny – dla obu stron.
W budownictwie (szczególnie niemieckim) punktualność jest wszystkim, a jeden brakujący dokument może zamienić perfekcyjnie zaplanowany harmonogram w chaos.
Podkreślamy, że aby uniknąć poboru podatku u źródła, Freistellung musi być ważny w momencie dokonania płatności faktury, a nie w chwili jej wystawienia. Niektóre niemieckie firmy wymagają jednak ważnego Freistellung jeszcze przed rozpoczęciem prac.
Dlaczego Freistellung jest NAPRAWDĘ ważny?
W Niemczech przestrzeganie przepisów i zaleceń jest ściśle powiązane z kulturą biznesową. Bez wymaganej dokumentacji zaufanie między partnerami potencjalnie spada.
Musimy jednak podkreślić, że Freistellung nie jest obowiązkowy prawnie – mimo to jego posiadanie jest niezwykle korzystne dla obu stron, zarówno dla zamawiającego, jak i dla wykonawcy. Można śmiało powiedzieć, że praca „bez niego” jest bez sensu.
Jeżeli jesteś przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność i go nie masz, tracisz pieniądze. Jeżeli jesteś firmą i Twoi podwykonawcy go nie posiadają, czeka Cię niepotrzebna praca związana z poborem podatku u źródła – czyli dodatkowa biurokracja, która kosztuje czas, energię i pieniądze.
Dla niektórych niemieckich firm zasada jest prosta: brak Freistellung = brak umowy.
Czasami wolą nawet stracić podwykonawcę, niż przechodzić przez całą procedurę poboru, rejestracji i odprowadzania podatku u źródła oraz związane z tym ryzyka. Zwłaszcza jeśli na umowę czeka wielu innych wykonawców, którzy Freistellung posiadają.
To jest też kwestia reputacji.
Freistellung to nie tylko biurokracja. To „pas wstępu” na niemiecki rynek budowlany – znak, że Twoja firma jest legalna, godna zaufania i profesjonalna.
To dowód, że odrobiłeś swoją „pracę domową”, dowiedziałeś się, jak funkcjonuje niemieckie budownictwo i podchodzisz do tego poważnie.
Pamiętaj, że chcesz pracować w najsilniejszej gospodarce Europy. Niemcy są znani ze swojej biurokratycznej skrupulatności i pedantyzmu.
Jeżeli zostaniesz uznany za niewiarygodnego w tak stosunkowo „błahym” obszarze (z naszego punktu widzenia), jak różne pozwolenia, może to utrudnić Ci zdobywanie kolejnych zleceń.
Dzięki Freistellung otrzymujesz zapłatę, na którą masz pełne prawo. Bez niego przy płatnościach ryzykujesz niepotrzebne komplikacje, a potencjalnie także utratę umów i wstrzymanie projektów.
Kiedy więc następnym razem ktoś wspomni o tym dokumencie, nie traktuj go jako zwykłej papierkowej roboty. Traktuj go jako ubezpieczenie dla swojego cash flow, umów i, nie mniej ważne, reputacji.
Uzyskaj Freistellung i nie trać 15% swoich pieniędzy.
Freistellung