Niemiecki numer identyfikacji podatkowej
Steuernummer (znany również pod nazwą Steuer-Identnummer lub pod skrótem St-NR) to unikalny numer nadawany przez niemiecki urząd skarbowy (Finanzamt). Tak naprawdę jest on odpowiednikiem polskiego NIP-u; identyfikuje firmę na potrzeby rozliczeń podatkowych i służy do kontaktów z urzędami w kwestiach podatkowych.
Numer ten składa się z 11 cyfr i przyjmuje określony z góry format, który jednak może się różnić w zależności od regionu Niemiec. Jego układ wskazuje na informację o odpowiednim urzędzie skarbowym, rodzaju działalności oraz indywidualnym identyfikatorze podatnika.
Każda firma, niezależnie od wielkości i rodzaju prowadzonej działalności, musi posiadać Steuernummer. Dotyczy to zarówno osób fizycznych oraz prawnych, które prowadzą działalność gospodarczą w Niemczech, włączając w to zarówno lokalnych przedsiębiorców, jak i zagraniczne (w tym polskie) firmy, które zamierzają działać na tamtejszym rynku.
Warto zaznaczyć, że Steuernummer czasem bywa mylony z dwoma innymi numerami nadawanymi przez niemieckie urzędy:
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (numer VAT Unii Europejskiej), który wymagany jest w przypadku firm prowadzących transakcje międzynarodowe na terenie Unii Europejskiej.
- Identifikationsnummer (numer identyfikacyjny), który jest indywidualnym numerem identyfikacyjnym nadawanym każdej osobie fizycznej mieszkającej w Niemczech (odpowiednik polskiego numeru PESEL).
Ważne! Bez nadanego Steuernummer nie można uzyskać Freistellung, czyli zwolnienia z podatku budowlanego.
Jak uzyskać Steuernummer dla firmy?
Proces uzyskania Steuernummer nie jest skomplikowany, ale wymaga wypełnienia kilku formalności i złożenia odpowiednich dokumentów w urzędzie skarbowym.
1. Rejestracja firmy
Pierwszym krokiem do uzyskania Steuernummer jest zarejestrowanie działalności gospodarczej. Proces rejestracji różni się w zależności od jej rodzaju.
- Jednoosobowa działalność gospodarcza (Einzelunternehmen) rejestruje się w lokalnym urzędzie ds. działalności gospodarczej (Gewerbeamt).
- Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (GmbH) muszą przejść proces rejestracji w niemieckim rejestrze handlowym (Handelsregister), co wymaga współpracy z notariuszem.
Po zarejestrowaniu firmy wszystkie niezbędne dane zostają automatycznie przekazane do lokalnego urzędu skarbowego. To właśnie ta instytucja jest odpowiedzialna za przyznanie Steuernummer. Niemieckie urzędy skarbowe działają na zasadzie podziału terytorialnego, co oznacza, że każda firma przypisana jest do konkretnego urzędu w zależności od miejsca prowadzenia działalności na terenie Niemiec.
2. Wypełnienie kwestionariusza podatkowego
Po rejestracji firmy w Gewerbeamt lub Handelsregister, przedsiębiorca otrzymuje od urzędu skarbowego dokument o nazwie Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, czyli nic innego jak kwestionariusz podatkowy, który należy wypełnić i odesłać. Można go również pobrać online ze strony internetowej urzędu lub wypełnić na platformie ELSTER, która jest niemieckim systemem do składania deklaracji podatkowych online.
Formularz ten zawiera pytania dotyczące:
- danych osobowych i firmowych: imię i nazwisko, adres zamieszkania oraz adres firmy, rodzaj działalności gospodarczej.
- przewidywanych obrotów i zysków jako szacowane przychody w pierwszym roku działalności.
- formy prawnej działalności: jednoosobowa działalność, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna itp.
- obowiązku podatkowego: informacje na temat podatku VAT, zaliczek na podatek dochodowy itp.
- numeru identyfikacji podatkowej (Identifikationsnummer) właściciela, który otrzymuje każda osoba zameldowana w Niemczech.
- szczegółów dotyczących zatrudnienia: czy firma planuje zatrudniać pracowników, co wiąże się z obowiązkiem płacenia podatku od wynagrodzeń (Lohnsteuer).
Prawidłowe wypełnienie kwestionariusza ma kluczowe znaczenie, ponieważ na jego podstawie urząd skarbowy określa m.in. obowiązki podatkowe firmy oraz przydziela Steuernummer.
3. Otrzymanie Steuernummer
Po złożeniu dokumentu urząd skarbowy przetwarza wniosek i na jego podstawie przyznaje firmie Steuernummer. Zwykle proces ten trwa od kilku dni do kilku tygodni, w zależności od obciążenia instytucji w danym momencie. Numer ten zostaje przesłany przedsiębiorcy pocztą w formie pisemnej.
Od momentu otrzymania Steuernummer firma jest zobowiązana do używania go we wszystkich dokumentach związanych z rozliczeniami podatkowymi, takich jak faktury, deklaracje podatkowe oraz korespondencja z urzędem skarbowym.
Kiedy konieczna jest zmiana numeru podatkowego?
W niektórych przypadkach może być konieczne nadanie firmie nowego Steuernummer. Może to mieć miejsce wtedy, gdy:
- następuje zmiana formy prawnej działalności np. z jednoosobowej działalności gospodarczej na spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością,
- dochodzi do zmiany miejsca prowadzenia działalności i wiąże się to z podleganiem pod inny urząd skarbowy,
- działalność zostaje zakończona i nadany jej Steuernummer przestaje być aktywny, a ponowne rozpoczęcie działalności wymaga uzyskania nowego numeru.
Zarządzanie Steuernummer
Obowiązki związane z numerem podatkowym nie kończą się na jego uzyskaniu. Jest kilka kluczowych kwestii i zasad związanych z jego posiadaniem, o których musi pamiętać każdy przedsiębiorca.
- Należy zadbać o bezpieczeństwo danych, jakie zawiera Steuernummer. Jako że jest to kluczowy element w komunikacji z urzędami powiązany bezpośrednio z firmą i jej obowiązkami podatkowymi, musi być odpowiednio używany i przechowywany. Powinien więc być udostępniany tylko tym osobom lub instytucjom, które faktycznie tego potrzebują. Wszelkie nieautoryzowane ujawnienia mogą prowadzić do nadużyć.
- Numer ten musi być zawsze zgodny ze stanem faktycznym, a więc aktualizowany w razie takiej potrzeby. Jeśli w firmie nastąpią jakiekolwiek zmiany, które mają wpływ na dane związane z Steuernummer, takie jak zmiana adresu siedziby lub zmiana rodzaju działalności, przedsiębiorca musi natychmiast poinformować o tym urząd skarbowy. Dzięki temu uniknie niepotrzebnych nieporozumień i błędów w rozliczeniach podatkowych.
- Wszelka komunikacja z urzędem skarbowym, zarówno dotycząca składania deklaracji podatkowych, jak i wyjaśnień czy zapytań, powinna zawierać Steuernummer. Numer ten ułatwia identyfikację firmy w systemie podatkowym i przyspiesza przetwarzanie dokumentów.
- Steuernummer musi być umieszczany na fakturach wystawianych klientom. Jest to wymagane przez niemieckie przepisy podatkowe – brak tego numeru na fakturze może prowadzić do jej nieważności i problemów z rozliczeniami VAT.
Polska firma, niemiecki podatek
Obowiązek pozyskania Steuernummer dotyczy także każdej polskiej firmy, która planuje:
- zarejestrowanie działalności gospodarczej (oddziału, filii, firmy) na terenie Niemiec.
- świadczenie usług w Niemczech, kiedy działalność podlega niemieckim przepisom podatkowym.
- sprzedaż produktów na niemiecki rynek lub świadczenie usług podlegających niemieckiemu podatkowi VAT.
- stałą obecność w Niemczech, na przykład w przypadku prowadzenia biura lub magazynu.
Ubieganie się o niemiecki numer podatkowy przez istniejącą już polską firmę przebiega w kilku prostych krokach:
1. Wybór właściwego urzędu skarbowego
Jeśli firma działa w Niemczech tylko sporadycznie, a jej główna siedziba znajduje się w Polsce, właściwy urząd skarbowy może zależeć od lokalizacji, w której firma dokonuje transakcji lub świadczy usługi.
2. Złożenie wniosku
Wniosek o nadanie Steuernummer składany jest w urzędzie skarbowym. Można go pobrać bezpośrednio ze strony internetowej lub uzyskać na miejscu. Wniosek wymaga wypełnienia danych firmy, takich jak:
- nazwa i adres firmy,
- dane właściciela lub osoby odpowiedzialnej,
- numer identyfikacji podatkowej z Polski,
- informacje dotyczące rodzaju działalności, przewidywanych obrotów i struktury organizacyjnej.
3. Załączenie wymaganych dokumentów
Do wniosku należy dołączyć dodatkowe dokumenty, które potwierdzają istnienie firmy, takie jak:
- wyciąg z polskiego rejestru działalności gospodarczej (CEIDG) lub KRS,
- dokumenty identyfikacyjne właściciela firmy (paszport lub dowód osobisty),
- potwierdzenie adresu siedziby w Polsce,
- dodatkowe dokumenty, takie jak umowy handlowe z niemieckimi kontrahentami.
4. Oczekiwanie na nadanie Steuernummer
Po złożeniu wniosku urząd skarbowy przeprowadzi weryfikację i, jeśli wszystko jest w porządku, wyda numer podatkowy przypisany do firmy.
Budowanie rzetelnej firmy
Każdy przedsiębiorca powinien pamiętać, że sukces biznesowy zależy nie tylko od oferty produktowej czy usługowej danej firmy, ale także od odpowiedzialnego podejścia do kwestii podatkowych i przestrzegania przepisów prawa.
Uzyskanie Steuernummer jest więc nie tylko jednym z obowiązków, które musi podjąć każdy przedsiębiorca planujący prowadzenie działalności gospodarczej na terenie Niemiec. Jest to gwarant prawidłowego funkcjonowania firmy w zakresie rozliczeń podatkowych i komunikacji z urzędami.
