Ważne terminy dla firm budowlanych w Niemczech w 2026 roku

Krok 0: Rejestracje przed rozpoczęciem pracy

Zanim zaczniesz składać jakiekolwiek deklaracje czy w ogóle pracować, musisz prawidłowo zarejestrować się w Niemczech.

Co jest potrzebne:

• Niemiecki numer podatkowy (Steuernummer) – otrzymasz go z właściwego Finanzamtu (urzędu skarbowego) w zależności od pierwszej litery nazwiska lub nazwy firmy, a także w zależności kraju pochodzenia.
• Niemiecki numer VAT (USt-IdNr) – wymagany dla wszystkich płatników VAT, którzy nie należą do kategorii tzw. Kleinunternehmer (małych przedsiębiorców).

Ważne terminy:

• Rejestracje muszą być zakończone najpóźniej w ciągu 4 tygodni od rozpoczęcia działalności w Niemczech.
• ELSTER (system do elektronicznej komunikacji z niemieckimi urzędami) – aktywuj jak najszybciej.

ELSTER:

Wiele deklaracji i wniosków w Niemczech składa się elektronicznie przez system ELSTER. Warto założyć konto od razu – ułatwi to funkcjonowanie w Niemczech i oszczędzi pieniądze (np. na wysyłce).

Uwaga: brak dopełnienia obowiązków rejestracyjnych może skutkować karami w wysokości nawet kilku tysięcy euro!

1. Podatek VAT (Umsatzsteuer / DPH)

Kogo dotyczy:

Jeśli wystawiasz faktury za prace budowlane w Niemczech, możliwe, że będziesz musiał składać regularne deklaracje niemieckiego VAT.

Dotyczy to szczególnie, gdy:

• korzystasz z podwykonawców,
• wystawiasz faktury za prace budowlane osobom fizycznym.

W niektórych przypadkach konieczne może być również złożenie rocznej deklaracji VAT w Niemczech.

Reverse charge – jak to działa w praktyce:

W pewnych sytuacjach obowiązuje mechanizm odwrotnego obciążenia – podatek VAT rozlicza niemiecki odbiorca usług, a nie Ty.
To nie oznacza “zwolnienia” z obowiązków – nadal musisz być zarejestrowany i składać deklaracje.

Terminy składania:

Miesięczne lub kwartalne deklaracje VAT (Umsatzsteuervoranmeldung):

• do 10. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym (np. za styczeń 2026 – do 10 lutego 2026).

Roczne rozliczenie VAT (Umsatzsteuerjahreserklärung):

• zwykle do 31 lipca 2026,
• z doradcą podatkowym – do końca lutego 2027.
   

2. Lohnsteuer (podatek od wynagrodzeń pracowników)

Kogo dotyczy:

Jeśli masz w Niemczech pracowników wykonujących pracę na budowie, Twoja firma (nawet jeśli jest zarejestrowana w Twoim kraju) może mieć obowiązek odprowadzania Lohnsteuer – podatku od wynagrodzeń.

Dotyczy to sytuacji, gdy:

• pracownicy fizycznie pracują w Niemczech,
• niemieckie urzędy uznają Twoją firmę za pracodawcę według lokalnych przepisów.

Terminy składania:

Deklaracje Lohnsteueranmeldung mogą być:

• miesięczne,
• kwartalne,
• roczne.

Terminy zawsze przypadają do 10. dnia miesiąca za poprzedni okres.

Pierwszym terminem dla wielu firm będzie 10 stycznia 2026 – dla deklaracji za grudzień 2025 lub za cały rok 2025.

Na co uważać:

Jeśli masz pracowników oddelegowanych z formularzem A1, pozostają oni ubezpieczeni w kraju pochodzenia (tam opłacasz ZUSi), ale podatek od wynagrodzeń płacisz w Niemczech.

SOKA-BAU: oprócz podatku musisz płacić składki do niemieckiego branżowego funduszu socjalnego SOKA-BAU
Rejestracja jest obowiązkowa również dla firm zagranicznych z pracownikami. Kontrole SOKA-BAU i Zollamt są coraz częstsze, a kary za nieprzestrzeganie przepisów – wysokie.

Wiele polskich, słowackich czy czeskich firm lekceważy ten punkt, a następnie mierzy się z kontrolą z urzędu skarbowego Finanzamt lub z urzędu celnego Zollamt.

3. Prüfung der Steuerpflicht (Kontrole obowiązków podatkowych)

Kogo dotyczy?

Jeśli działasz w niemieckim budownictwie, lokalne urzędy mogą kontrolować Twoje potencjalne obowiązki podatkowe, szczególnie gdy:

• zatrudniasz pracowników,
• współpracujesz z podwykonawcami,
• pojawiają się nieprawidłowości w rozliczeniach VAT lub wynagrodzeniach.

Kontrole mogą prowadzić:

• Finanzamt (urząd skarbowy),
• Zollamt (służba celna – głównie w zakresie SOKA-BAU i pracy na czarno),
• Betriebsprüfung bezpośrednio na budowie.

Scheinselbstständigkeit (fikcyjna działalność gospodarcza)

To największy problem zagranicznych firm w Niemczech.

Urzędy sprawdzają, czy Twoi podwykonawcy (jednoosobowe działalności) nie powinni być w rzeczywistości traktowani jako pracownicy.

Za kryteria uznaje się, jeśli ktoś:

• pracuje wyłącznie dla Ciebie,
• korzysta z Twoich narzędzi i materiałów,
• chodzi tylko na Twoje budowy,
• nie ma własnej firmy z wieloma klientami.

→ Wtedy urzędy mogą uznać tę współpracę za relację pracowniczą / za zatrudnienie.

Sankcje:

• Dopłata zaległych składek na ubezpieczenia społeczne (nawet za kilka lat wstecz),
• Kary z urzędu skarbowego,
• Kary z Zollamt,
• W skrajnych przypadkach – postępowanie karne za nielegalne zatrudnienie.

Terminy:

Dokumenty do kontroli obowiązków podatkowych możesz być zobowiązany przedłożyć nawet bez wcześniejszego wezwania – niemieckie urzędy stosują różne procedury zależnie od kraju pochodzenia firmy lub przedsiębiorcy działającego na budowie.

Końcowe wskazówki

• Nie zostawiaj nic na ostatnią chwilę – niemiecka biurokracja bywa powolna.
• Prowadź dokładną dokumentację – każda faktura, każdy wyjazd, każda godzina pracy.
• Komunikuj się z urzędami – jeśli czegoś nie rozumiesz, lepiej zapytać.
• Pamiętaj o podatkach w kraju – obowiązki w Niemczech nie zwalniają Cię z obowiązków w Polsce.

Budownictwo w Niemczech jest dobrze wynagradzane, ale tylko wtedy, gdy wszystkie obowiązki wykonasz poprawnie i na czas. Warto zadbać o nie z wyprzedzeniem.