1) Masz umowę lub zamówienie? Jeśli tak, masz silniejszą pozycję.

W Niemczech zlecenia budowlane są zazwyczaj realizowane na podstawie pisemnego zamówienia lub umowy o dzieło – Werkvertrag.


Dlaczego jest to ważne:

  • jasno opisuje, jaki zakres prac został uzgodniony,
  • określa cenę i sposób płatności,
  • ustala termin zakończenia prac i płatności,
  • definiuje, jak przebiega procedura reklamacyjna.

Również ustna umowa jest w Niemczech ważna, ale jej udowodnienie jest zawsze trudniejsze.
Dlatego zawsze:

  • żądaj potwierdzenia ustaleń przynajmniej e-mailem,
  • miej możliwie jak najdokładniejsze zamówienie.

 

2) Sprawdź fakturę – musi być w 100% poprawna.

Faktura musi zawierać ściśle określone dane zgodnie z niemieckimi przepisami (ewentualnie lokalnymi). Jeśli faktura nie jest poprawna, klient może oficjalnie odmówić jej zapłaty.

Checklist dla poprawnej faktury:

Podstawowe dane:

  • twoje imię/firma + adres,
  • imię/firma klienta + adres,
  • numer faktury,
  • data wystawienia faktury,
  • opis wykonanej pracy,
  • kwota + VAT (albo powód, dlaczego VAT nie jest naliczony),
  • termin płatności (np. „Zahlbar innerhalb 14 Tagen” = płatne w ciągu 14 dni),
  • dane bankowe (IBAN) – bez nich klient nie może zapłacić!,
  • Steuernummer lub USt-IdNr. (numer identyfikacji podatkowej).

Wskazówka: Jeśli potrzebujesz pomocy w uzyskaniu Steuernummer, jesteśmy tu dla Ciebie.

 

3) Wyślij upomnienia – Mahnung

Jeśli klient nie płaci w terminie wskazanym na fakturze, nie oznacza to automatycznie, że jest „w opóźnieniu” (Verzug). Wyślij mu upomnienie, po niemiecku Mahnung.

Procedura: zazwyczaj wysyła się 3 upomnienia w odstępach 7–14 dni. W upomnieniu podaj numer faktury, kwotę, powód upomnienia oraz termin zapłaty.

Ważne: zawsze zachowaj dowód wysłania (e-mail, potwierdzenie pocztowe). Wyślij upomnienie zarówno e-mailem, jak i pocztą (Einschreiben – list polecony).

 

4) Mahnbescheid – szybka droga przed sądem

Jeśli trzy upomnienia nie pomogły, nie musisz od razu iść do sądu. W Niemczech istnieje tańsza i szybsza opcja: Mahnbescheid (nakaz zapłaty).

Co to jest?

  • oficjalny dokument sądowy, który nakazuje klientowi zapłacić,
  • załatwiany online,
  • czas trwania: 2–4 tygodnie,
  • koszty: ok. 30–70 EUR (w zależności od wysokości należności).

Jak to działa?

  1. Składasz wniosek online na mahngerichte.de
  2. Sąd wysyła Mahnbescheid klientowi
  3. Klient ma 14 dni na reakcję::
    • Jeśli nie odpowie → otrzymujesz Vollstreckungsbescheid (tytuł wykonawczy) i możesz rozpocząć egzekucję,
    • Jeśli zgłosi sprzeciw (Widerspruch) → sprawa trafia do sądu.

5) Sąd - ostatnia możliwość

Jeśli nawet Mahnbescheid nie pomógł, ostatnią możliwością jest pozew sądowy. W zależności od rodzaju sporu i wysokości należności może to być sąd cywilny lub inny właściwy sąd.

Co to oznacza:

  • Czas trwania: 6-18 miesięcy (czasami dłużej)
  • Koszty:
    • opłata sądowa: ok. 4–8% odzyskiwanej kwoty,
    • prawnik: ok. 15–20% wartości sporu + VAT,
    • jeśli wygrasz, klient musi pokryć wszystkie koszty.

Zalecenie:

  • Przed sądem skonsultuj się z prawnikiem (pierwsza konsultacja od ok. 150–250 €)
  • Rozważ mediację – czasem jest szybsza i tańsza
  • Sprawdź, czy klient ma jakiś majątek (firmę, nieruchomość)

Wskazówka od nas: bez Freistellung Twój odbiorca zgodnie z prawem musi wstrzymać 15% faktury, czasem nawet całą płatność, dopóki nie otrzyma potwierdzenia, że ją posiadasz.

 

6) Jak uniknąć problemów z góry – PREWENCJA

Prewencja jest zawsze lepsza niż leczenie.
Oto pełna lista, co robić jeszcze PRZED rozpoczęciem pracy.

Umowa:

  • zawsze miej pisemną umowę lub zamówienie,
  • ustal jasny termin płatności (np. 14 dni od faktury),
  • jeśli to duże zamówienie, ustal zaliczkę (np. 30%).

Dokumenty i sprawy urzędowe:

  • miej w porządku Steuernummer – bez niego nie możesz prawidłowo wystawiać faktur,
  • załatw Freistellung – 15% z każdej faktury,
  • jeśli jesteś płatnikiem VAT, sprawdź zasady tzw. Reverse Charge.

Podczas pracy:

  • rób zdjęcia (dowód, że wykonałeś wszystko),
  • wszystkie ustalenia potwierdzaj e-mailem,
  • przy przekazaniu pracy – poproś o podpisanie protokołu.

Przed wystawieniem faktury:

  • sprawdź, czy faktura zawiera wszystkie wymagane elementy (lista kontrolna powyżej),
  • zachowaj kopię faktury i potwierdzenie wysłania,
  • wyślij fakturę zarówno e-mailem, jak i pocztą.

Sprawdzenie klienta:

  • wyszukaj firmę w Google – ma opinie? Czy jest w upadłości?
  • sprawdź firmę w Handelsregister.

 

Podsumowanie - twój plan działania

Jeśli ktoś Ci nie płaci, masz możliwości, aby odzyskać swoje należności.

 Oto podsumowanie:

  • sprawdź umowę i fakturę,
  • wyślij 3 upomnienia (Mahnung),
  • złóż Mahnbescheid,
  • w ostateczności skorzystaj z sądu,
  • na przyszłość: zawsze dbaj o pisemne umowy i poprawne dokumenty.

Uzyskaj Freistellung i nie trać 15% swoich pieniędzy. Freistellung