Freistellung – co to jest?


Freistellung to dokument wydawany przez niemiecki urząd skarbowy (Finanzamt), który zwalnia firmę wykonującą usługi budowlane z obowiązku potrącania 15% podatku budowlanego od faktur wystawianych zleceniodawcom. Dzięki temu przedsiębiorstwo może otrzymywać pełne wynagrodzenie za wykonane usługi bez konieczności czekania na zwrot podatku od urzędu skarbowego. Dotyczy to usług budowlanych świadczonych na terenie Niemiec przez podmioty zarówno krajowe, jak i zagraniczne. 
 

Jak zdobyć Freistellung?

Proces uzyskania Freistellung obejmuje kilka kroków:

1. Rejestracja firmy w Niemczech. 

Aby ubiegać się o Freistellung, firma musi być zarejestrowana w niemieckim urzędzie skarbowym i posiadać numer podatkowy (Steuernummer), a w niektórych przypadkach także numer identyfikacji podatkowej VAT (USt-IdNr).

2. Przygotowanie wymaganych dokumentów oraz złożenie wniosku w odpowiednim urzędzie skarbowym. 

Wniosek o Freistellung należy złożyć do właściwego niemieckiego urzędu skarbowego. W przypadku polskich firm jest to jeden z czterech urzędów w zależności od pierwszej litery nazwiska lub w przypadku spółek pierwszej litery jej nazwy. 

3. Ocena wniosku przez urząd skarbowy i otrzymanie Freistellung. 

Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku urząd wydaje Freistellung. Dokument ten musi być przedstawiony zleceniodawcy, aby uniknąć potrącania 15% podatku.

Jak długo trwa uzyskanie Freistellung?

Proces ten trwa zazwyczaj od kilku tygodni do kilku miesięcy (najczęściej jest to jednak okres około 30-60 dni) w zależności od:

  • kompletności dokumentacji.
  • obciążenia pracą lokalnego urzędu skarbowego.
  • ewentualnych dodatkowych zapytań urzędu.

Oznacza to, że najlepiej starać się o zwolnienie z obowiązku zapłaty podatku co najmniej miesiąc przed rozpoczęciem prac budowlanych na terenie Niemiec.

Na jaki czas może być wydany Freistellung?

Freistellung zawsze wydawany jest na czas określony, ale okres jego ważności może być różny. Firmy, które dopiero rozpoczynają działalność w Niemczech i składają wniosek po raz pierwszy zwykle mogą liczyć na trzymiesięczne zwolnienie z podatku. Po upływie tego okresu, oczywiście mogą ponownie starać się o ulgę. 

Jeżeli firma spełnia wszystkie wymogi formalne i nie zalega z podatkami, kolejne przedłużenia są zazwyczaj wydawane na rok.

Co zrobić po wygaśnięciu Freistellung?


Po upływie ważności certyfikatu firma traci prawo do zwolnienia z obowiązku potrącania 15% podatku budowlanego. W praktyce oznacza to, że kontrahenci będą zmuszeni potrącać tę kwotę od każdej wypłaty, co może negatywnie wpłynąć na płynność finansową przedsiębiorstwa. 


Jeśli firma chce kontynuować działalność na terenie Niemiec powinna złożyć wniosek o przedłużenie ulgi. Najlepiej zawsze monitorować datę obowiązywania Freistellung, aby przygotować się do odnowienia dokumentu z odpowiednim wyprzedzeniem. 

Należy pamiętać o tym, że każdy przedsiębiorca samodzielnie musi sam kontrolować to, kiedy kończy się ważność wydanego mu zwolenienia – żadna instytucja nie przypomni o nadchodzącym zakończeniu obowiązywania ulgi.

Od czego zależy na jaki czas urząd skarbowy wyda Freistellung?

Okres, na jaki niemiecki urząd skarbowy wydaje Freistellung zależy od kilku czynników, które pozwalają ocenić wiarygodność i zgodność podatkową firmy. Co przede wszystkim wpływa na decyzję urzędu?

  • Historia podatkowa firmy

Jeśli firma działa w Niemczech od dłuższego czasu i regularnie wywiązuje się ze swoich zobowiązań podatkowych, urząd skarbowy jest bardziej skłonny przyznać Freistellung na dłuższy okres (np. rok kalendarzowy czasami nawet dłużej). W przypadku nowo założonych przedsiębiorstw, które nie mają jeszcze historii podatkowej, Freistellung może być wydany na krótszy czas (np. kilka miesięcy), aby umożliwić urzędowi monitorowanie sytuacji podatkowej firmy.

  • Zgodność z obowiązkami podatkowymi 

Firma musi działać zgodnie z niemieckim systemem podatkowym: nie może mieć zaległości w płatnościach podatkowych oraz musi  terminowo składać wszelkie deklaracje podatkowe.

  • Charakter działalności

Firmy działające sezonowo lub okazjonalnie w Niemczech (np. wykonujące jednorazowe projekty budowlane) mogą otrzymać Freistellung na czas trwania projektu lub na określony krótki okres. Dla przedsiębiorstw prowadzących działalność w sposób ciągły i stabilny, Freistellung zazwyczaj wydawany jest na rok kalendarzowy z możliwością odnawiania.

  • Ocena ryzyka przez urząd skarbowy

W przypadku zagranicznych przedsiębiorstw, które dopiero zaczynają działalność w Niemczech, urząd może wydać Freistellung na okres próbny, aby ocenić czy ich działania podatkowe są zgodne z prawem i czy są wiarygodne finansowo. Firmy z dobrą kondycją finansową i odpowiednim zabezpieczeniem podatkowym mogą uzyskać Freistellung na dłuższy czas.

 

Czas obowiązywania Freistellung zależy przede wszystkim od historii podatkowej firmy, jej zgodności z obowiązkami podatkowymi oraz kompletności złożonej dokumentacji. Dla nowych lub nieregularnych przedsiębiorstw okres ten jest zwykle krótszy, aby urząd mógł ocenić ich sytuację podatkową. Natomiast firmy z ugruntowaną pozycją i bez zaległości podatkowych mogą liczyć na dłuższy czas ważności Freistellung, co upraszcza zarządzanie procesami administracyjnymi i finansowymi.


Co zrobić, jeśli urząd wydał decyzję odmowną?


Może zdarzyć się, że urząd odmówi wydania zwolnienia. W takim wypadku należy przyjrzeć się statusowi firmy widniejącemu w urzędzie skarbowym, a także w innych instytucjach. Pierwszym krokiem powinno być sprawdzenie należności w spłacaniu niemieckich podatków.

W przypadku napotkania trudności w identyfikacji problemu, najlepiej skorzystać z pomocy specjalisty i zgłosić się do doradcy podatkowego, który z pewnością wskaże możliwe rozwiązania sytuacji. 

Dlaczego Freistellung nie jest wydawany na zawsze?

 

Freistellung jest dokumentem wydawanym w oparciu o aktualny stan firmy. Urząd skarbowy zakłada, że sytuacja finansowa i podatkowa firmy może ulec zmianie na przestrzeni miesięcy lub lat. Dlatego chce regularnie monitorować, czy firma wywiązuje się ze swoich obowiązków podatkowych, takich jak terminowe składanie deklaracji i opłacanie należności. Z tego powodu firmy muszą regularnie składać wniosek o odnowienie zwolnienie, dostarczając dokumenty potwierdzające, że nadal spełniają wymogi konieczne, aby otrzymać dokument.

W przypadku problemów z płatnościami, zaległościami lub innymi naruszeniami dokonanymi przez firmę, urząd może odmówić odnowienia Freistellung lub cofnąć jego ważność.

Jak sprawdzić ważność Freistellung?


Przedsiębiorcy mogą samodzielnie sprawdzić termin ważności Freistellung na kilka prostych sposobów:

  • Sprawdzenie daty ważności na dokumencie – na każdym wydanym zaświadczeniu znajduje się data jego obowiązywania. 
  • Kontakt z niemieckim urzędem skarbowym, który wydał dokument. Instytucja może potwierdzić, czy zaświadczenie jest nadal ważne, a także udzielić informacji na temat możliwości odnowienia.
  • Sprawdzenie w systemach zleceniodawców. Niektórzy zleceniodawcy w Niemczech mają wewnętrzne procedury weryfikacji Freistellung swoich kontrahentów. Warto zapytać zleceniodawcę, czy jest w stanie sprawdzić ważność Freistellung w urzędzie skarbowym.
  • Korzystanie z doradcy podatkowego. Jeśli przedsiębiorca współpracuje z doradcą podatkowym, może poprosić go o pomoc w sprawdzeniu ważności dokumentu. Doradcy często mają bezpośredni kontakt z urzędami skarbowymi i mogą szybko uzyskać niezbędne informacje.

Co się stanie, jeśli firma nie posiada aktualnego Freistellung?

 

W przypadku braku ważnego Freistellung zleceniodawca ma obowiązek potrącić 15% podatku budowlanego od każdej płatności na rzecz wykonawcy. Jest to wymagane prawnie i ma na celu zabezpieczenie urzędu skarbowego przed ewentualnym uchylaniem się od płacenia podatków przez wykonawcę. Oznacza to więc po prostu mniejszy przychód dla firmy budowlanej. Należy jednak pamiętać, że nie wiąże się to z żadną dodatkową karą. 

Jak unikać problemów z ważnością Freistellung?


Aby uniknąć problemów związanych z wygaśnięciem Freistellung należy przede wszystkim monitorować jego datę ważności. Dobrą praktyką jest ustawienie sobie przypomnienia, aby złożyć wniosek o odnowienie z odpowiednim wyprzedzeniem (najlepiej na około 2-3 miesiące przed upływem okresu obowiązywania). 

Dobrze jest także zadbać wcześniej o komplet dokumentów potrzebnych przy odnowieniu – każda nieścisłość w dokumentacji, brak wymaganych załączników lub zaległości podatkowe mogą opóźnić proces odnowienia.

Okres ważności Freistellung – czy tak naprawdę ma znaczenie?

Mimo, że Freistellung nie jest obowiązkowy i jego posiadanie nie jest narzucone żadnym prawem, wiele firm budowlanych składa wnioski o jego przyznanie. Najbardziej oczywistą przyczyną, dla której podejmują taką decyzję jest czynnik finansowy – ważne zwolenie skutecznie pozwala uniknąć niepotrzebnych potrąceń podatkowych oraz zachować płynność finansową. I nawet jeśli Freistellung jest wydany na okres trzech miesięcy, przynosi to sporo korzyści, a także daje szansę na to, że w przyszłości jego ważność będzie już znacznie dłuższa.