Ubiegaj się o Freistellung - zwolnienie od podatku od usług budowlanych i nie marnuj 15% swoich zarobków.
Zwolnienie z obowiązku podatku budowlanego w Niemczech to dokument kluczowy dla firm budowlanych i podwykonawców realizujących projekty w tym kraju. Proces uzyskania tej decyzji od niemieckiego urzędu skarbowego może jednak wiązać się z nieoczekiwanymi opóźnieniami, które utrudniają terminowe rozpoczęcie prac, powodują utratę zleceń i współprac, przez co negatywnie wpływają na płynność finansową wykonawców.
Aby tego uniknąć, kluczowe jest zrozumienie procedury starania się o Freistellung, poznanie najczęstszych przyczyn opóźnień i przede wszystkim wdrożenie praktycznych sposobów na uniknięcie tej sytuacji.
Freistellung – garść przydatnych informacji
Każda firma zajmująca się pracami budowlanymi na terenie Niemiec zobowiązana jest do płacenia podatku budowlanego, tzw. Bauabzugsteuer, który wynosi 15% wartości wykonanej usługi. Dotyczy to podmiotów zarówno mających siedzibę w Niemczech, jak i zagranicznych. Kwota ta musi zostać potrącona z wystawionej faktury przez odbiorcę usług (zazwyczaj firmę budowlaną), a jedynym sposobem na uniknięcie tej opłaty jest zdobycie Freistellung, czyli zwolnienia z obowiązku zapłaty podatku budowlanego.
Sęk w tym, że zwolnienie nie jest wydawane raz na zawsze.
➜ Na jaki czas można dostać Freistellung?
W zależności od sytuacji firmy, Freistellung może być wydany na czas od trzech miesięcy, do maksymalnie trzech lat. Jeśli po wygaśnięciu ważności dokumentu firma chce kontynuować prace, musi ponownie postarać się o zwolnienie.
➜ Ile może potrwać proces uzyskania Freistellung?
Bez względu na to, czy wniosek o Freistellung składany jest po raz pierwszy czy kolejny, należy pamiętać, że jest to proces formalny, którego czas trwania zależy od kilku czynników. Zazwyczaj trwa to od kilku tygodni do kilku miesięcy (najczęściej jest to jednak okres około 30 dni) w zależności od kompletności dokumentacji, obciążenia pracą danego urzędu skarbowego, a także ewentualnych dodatkowych zapytań ze strony instytucji.
➜ W którym momencie najlepiej starać się o Freistellung?
W przypadku składania wniosku po raz pierwszy, najlepiej rozpocząć starania o zwolnienie co najmniej miesiąc przed rozpoczęciem prac budowlanych na terenie Niemiec. Jeśli wniosek składany jest po raz kolejny, należy sprawdzić datę ważności obowiązującego już Freistellung i złożyć dokumenty o nowe zwolnienie z odpowiednim wyprzedzeniem, zanim obowiązujący jeszcze dokument wygaśnie. Jeśli jednak formalności zostaną dopełnione zbyt późno i firma kontynuująca działania nie będzie miała ważnego Freistellung, negatywnie wpłynie to na jej działalność.
Jakie konsekwencje może mieć opóźnienie w uzyskaniu Freistellung?
Brak aktualnego Freistellung lub wszelkie opóźnienia w procesie jego uzyskania nie wiążą się z żadną dodatkową prawną karą, gdyż posiadanie tego dokumentu nie jest obowiązkiem koniecznym do spełnienia przez firmy budowlane, a przywilejem, z jakiego mogą skorzystać.
Warto jednak dbać o zachowanie ciągłości zwolnienia, ponieważ opóźnienia w uzyskaniu lub odnowieniu Freistellung mogą prowadzić do szeregu niekoniecznie pożądanych konsekwencji.
➜ Potrącenie podatku
Bez ważnego Freistellung firma budowlana jest zobowiązana do zapłaty 15% wynagrodzenia brutto na poczet podatku budowlanego i przekazania go niemieckim urzędom skarbowym. Może to prowadzić do znacznego uszczuplenia bieżącej płynności finansowej firmy, a przez to problemów z realizacją bieżących zobowiązań finansowych, np. wypłat dla pracowników czy pokrycia kosztów operacyjnych.
➜ Utrata konkurencyjności
Firmy budowlane, które nie posiadają Freistellung, mogą być postrzegane jako mniej atrakcyjni partnerzy dla niemieckich kontrahentów. Zleceniodawcy mogą preferować współpracę z firmami, które posiadają aktualne zwolnienie, aby uniknąć dodatkowych obowiązków administracyjnych i finansowych.
➜ Zakłócenia w relacjach biznesowych
Brak Freistellung może wpływać na relacje z kontrahentami, którzy mogą być niechętni do angażowania się w dodatkowe formalności związane z odprowadzaniem podatku. W skrajnych przypadkach może to skutkować utratą zleceń.
➜ Opóźnienia w realizacji projektów
Potrącenie podatku może wywołać problemy finansowe i wpłynąć na terminowość realizacji projektów, co w konsekwencji może prowadzić do kar umownych lub zerwania współpracy z klientami.
Pozostaje więc zadać pytanie – co zrobić, aby tego wszystkiego uniknąć?
Jak uniknąć opóźnień w uzyskaniu Freistellung – praktyczne porady
Wniosek o zwolnienie z podatku budowlanego nie jest wydawany jednorazowo – za każdym razem jego czas trwania jest ograniczony. Bez względu na to, czy przedsiębiorca składa dokumenty po raz pierwszy czy kolejny, powinien pamiętać o pewnych zasadach związanych z tym procesem, aby zachować ciągłość zwolnienia.
➜ Zrozumienie wymagań związanych z Freistellung
Pierwszym krokiem w unikaniu opóźnień jest dokładne zrozumienie, czym jest Freistellung i jakie wymogi musi spełniać firma, aby uzyskać ten dokument. Dzięki temu, przedsiębiorca może odpowiednio wcześniej przygotować się do formalnego, urzędowego procesu.
Aby uzyskać Freistellung, konieczne jest:
- posiadanie niemieckiego numeru podatkowego (Steuernummer),
- regularne składanie deklaracji podatkowych,
- brak zaległości podatkowych w Niemczech oraz w kraju, w którym firma ma siedzibę.
➜ Skompletowanie dokumentacji
Znając wymagania formalne, można zadbać o wcześniejsze zdobycie niezbędnych materiałów potrzebnych przy całym procesie. Niekompletna dokumentacja to jeden z głównych powodów opóźnień w procesie wydawania Freistellung. Aby zminimalizować ryzyko, należy:
- z wyprzedzeniem przygotować wszystkie wymagane dokumenty. Warto zgromadzić je wcześnie, ponieważ każda nieścisłość w dokumentacji, brak wymaganych załączników lub zaległości podatkowe mogą opóźnić proces wydania zwolnienia. Zazwyczaj potrzebne są:
- numer podatkowy,
- deklaracje podatkowe,
- dokumenty potwierdzające brak zaległości podatkowych.
- regularnie aktualizować dane firmy w urzędzie skarbowym, który powinien być informowany każdorazowo o zmianie adresu, formy prawnej firmy lub innych kluczowych danych.
- unikać błędów w formularzu wniosku, ponieważ każda pomyłka może opóźnić proces. Przed złożeniem wniosku warto dokładnie sprawdzić, czy wszystkie dane są poprawne i kompletne.
➜ Planowanie wniosków z wyprzedzeniem
Najczęstszym powodem opóźnień w uzyskaniu Freistellung jest złożenie wniosku zbyt późno. Dlatego należy:
- zawsze uwzględnić czas potrzebny na przetwarzanie wniosku. Niemieckie urzędy skarbowe mogą potrzebować chwili na wydanie nowego Freistellung, zwłaszcza w okresach wzmożonego obciążenia (np. pod koniec roku podatkowego). Czas oczekiwania na decyzję urzędu trwa zazwyczaj od kilku tygodni do kilku miesięcy (najczęściej jest to jednak okres około 30 dni).
- zawsze monitorować ważność obecnego Freistellung (w przypadku chęci ponownego złożenia wniosku). Dobrą praktyką jest ustawienie przypomnienia, aby złożyć wniosek o odnowienie na co najmniej miesiąc przed rozpoczęciem prac budowlanych.
➜ Regularne monitorowanie daty ważności Freistellung
Każdy wydawany Freistellung ma określoną datę ważności. W celu uniknięcia problemów związanych z wygaśnięciem zezwolenia, podczas gdy nowy dokument nie został jeszcze wydany, należy:
- ustawić sobie przypomnienie związane z datą wygaśnięcia Freistellung do systemu zarządzania terminami lub kalendarza firmowego, aby z odpowiednim wyprzedzeniem przypomnieć sobie o konieczności odnowienia.
- zaplanować złożenie nowego wniosku z wyprzedzeniem tak, aby rozpocząć proces odnowienia co najmniej na miesiąc przed upływem ważności obecnego dokumentu.
➜ Współpraca z doradcą podatkowym
Doradca podatkowy może być nieocenionym wsparciem w procesie uzyskiwania Freistellung, zarówno za pierwszym jak i kolejnym razem. W zakresie jego działań zawiera się zwykle:
- pomoc w przygotowaniu dokumentacji,
- komunikacja z niemieckim urzędem skarbowym w imieniu firmy,
- reakcja na ewentualne problemy lub braki w dokumentach.
➜ Dbanie o terminowe regulowanie zobowiązań podatkowych
Za opóźnienie w wydawaniu Freistellung mogą być odpowiedzialne także zaległości podatkowe. Aby temu zapobiec, każdy przedsiębiorca powinien:
- regularnie opłacać podatki i dbać o terminowe regulowanie wszystkich zobowiązań wobec niemieckiego urzędu skarbowego, gdyż nawet niewielkie zaległości mogą wpłynąć na końcową decyzję.
- unikać sporów z urzędem, a w przypadku niejasności w rozliczeniach sprawnie reagować i wyjaśniać sytuację.
- być gotowy na weryfikację ze strony urzędu skarbowego, który może chcieć sprawdzić historię podatkową firmy przed wydaniem Freistellung.
Regularność i rzetelność w rozliczeniach podatkowych to podstawa budowania wiarygodności w oczach niemieckiego urzędu skarbowego.
➜ Komunikacja z urzędem skarbowym
Po złożeniu wniosku o Freistellung ważne jest utrzymanie kontaktu z urzędem skarbowym. Daje to możliwość szybkiej i sprawnej reakcji w przypadku dodatkowych pytań lub próśb o uzupełnienie dokumentów. Warto upewnić się, że urząd skarbowy posiada aktualne dane kontaktowe firmy, aby wszelka korespondencja docierała bez przeszkód.
➜ Przygotowanie się na zmiany w przepisach
Przepisy podatkowe w Niemczech mogą ulegać zmianom, co może wpływać na proces uzyskiwania Freistellung. Warto więc śledzić zmiany w prawie podatkowym i sprawdzać nowe regulacje, które mogą mieć wpływ na prowadzoną działalność.
Gwarancją bycia zawsze na bieżąco z przepisami jest korzystanie z usług doradcy podatkowego, dzięki któremu firma zawsze będzie odpowiednio przygotowana na ewentualne zmiany i nowe wymagania.
➜ Ustalanie priorytetów w zarządzaniu administracyjnym
Uzyskanie Freistellung to proces administracyjny, który wymaga podjęcia odpowiednich działań związanych z pilnowaniem terminów, gromadzeniem dokumentów i składaniem wniosków do urzędu. Aby usprawnić całość tych działań, warto wyznaczyć osobę w firmie odpowiedzialną za monitorowanie ważności Freistellung i kontakt z urzędami. Pomocne dla niej może być także stworzenie harmonogramu działań administracyjnych uwzględniających terminy składania wniosków, deklaracji i płatności.
Ważny krok w stronę działania na niemieckim rynku budowlanym
Mimo iż Freistellung nie jest dokumentem obowiązkowym narzuconym przez prawo, to istotny element wpływający na płynność finansową i konkurencyjność firmy budowlanej działającej w Niemczech. Kluczowym wyzwaniem podczas procesu zdobywania tego zwolnienia pozostaje unikanie opóźnień zarówno w sytuacji składania wniosku po raz pierwszy, jak i przy jego odnowieniu.
Regularne monitorowanie ważności dokumentu, staranne przygotowanie bieżącej dokumentacji oraz terminowe składanie wniosków to fundamenty sukcesu w tej kwestii. Pomocne jest także monitorowanie zmian prawnych, współpraca z doradcą podatkowym, czy utrzymywanie kontaktu z urzędem skarbowym.
Dzięki tym działaniom przedsiębiorcy mogą chronić swoje firmę przed niepotrzebnymi komplikacjami i skupiać się na realizacji projektów budowlanych. Pozwala to nie tylko sprawniej funkcjonować na niemieckim rynku, ale również budować zaufanie wśród kontrahentów i klientów.
Ubiegaj się o Freistellung - zwolnienie od podatku od usług budowlanych i nie marnuj 15% swoich zarobków.
