Rola doradcy podatkowego w uzyskaniu Steuernummer i Freistellung. Czy warto skorzystać z pomocy specjalisty?

Podstawowe pojęcia: Steuernummer i Freistellung

Każdy przedsiębiorca, który chce rozpocząć działalność gospodarczą w Niemczech dość szybko na drodze dopełniania wszystkich formalności z tym związanych spotka się z tymi dwoma terminami. Należą one do podstawowych aspektów prawnych, o których trzeba pamiętać, jeśli chce się prowadzić firmę zgodnie z niemieckimi przepisami, a także mieć prawo do dostępnych korzyści i ulg, jakie ze sobą niosą.

Przypomnijmy więc pokrótce, czym są Steuernummer i Freistellung.

➜ Steuernummer to unikalny numer podatkowy (odpowiednik polskiego NIP-u) przypisywany każdej firmie, która prowadzi działalność gospodarczą w Niemczech, niezależnie od jej struktury czy zakresu działalności. Jest on niezbędny do identyfikacji firmy w systemie podatkowym, umożliwia wystawianie faktur oraz realizację obowiązków zgodnie z niemieckim prawem.

Po rejestracji firmy w Niemczech przedsiębiorca automatycznie zostaje przypisany do właściwego urzędu skarbowego, który po weryfikacji nadaje jej Steuernummer. Proces ten może trwać od kilku dni do kilku tygodni, w zależności od lokalizacji oraz rodzaju zgłaszanej działalności. Numer ten jest przypisany na stałe, ale może ulec zmianie w wyniku zmiany statusu prawnego firmy lub jej lokalizacji.

➜ Freistellung to zaświadczenie o zwolnieniu z obowiązku odprowadzania podatku od usług budowlanych. W Niemczech istnieje specjalny podatek od usług budowlanych (Bauabzugsteuer), wynoszący 15% wartości usługi. Firmy wykonujące prace w zakresie budowlanym mogą jednak ubiegać się o Freistellung, który zwalnia je z tego podatku. Pozwala to na otrzymywanie pełnej kwoty za wykonane zlecenie bez potrąceń podatkowych przez zleceniodawcę. 

Aby uzyskać Freistellung firma musi spełnić określone wymagania formalne i podatkowe. Zwolnienie z podatku ma ograniczony czas ważności i wymaga regularnego odnawiania. Brak aktualnego Freistellung może wpłynąć na płynność finansową firmy i utrudnić jej współpracę z kontrahentami.

Dla firm zagranicznych uzyskanie obu tych zaświadczeń wiąże się z dopełnieniem szeregu formalności: rejestracją firmy w niemieckim urzędzie, zgromadzeniem i przetłumaczeniem odpowiednich dokumentów na język niemiecki, złożeniem wniosków, a także odnawianiu pozwoleń, gdy zajdzie taka konieczność. Istnieje jednak jedna dość znaczącą różnicą pomiędzy tymi dwoma zaświadczeniami – nadanie Steuernummer stanowi obowiązek, któremu podlega każda firma, a Freistellung jest opcjonalnym udogodnieniem, z którego można, ale nie trzeba skorzystać. 

Rola doradcy podatkowego w procesie uzyskiwania Steuernummer

Uzyskanie Steuernummer wiąże się z wieloma formalnościami i może być czasochłonne, zwłaszcza dla firm zagranicznych, które dopiero rozpoczynają działalność w Niemczech. W tym przypadku doradca podatkowy może pomóc na kilku płaszczyznach.

Pomoc w rejestracji firmy

Rejestracja firmy jest niezbędnym krokiem poprzedzającym uzyskanie numeru podatkowego. Doradca pomaga przejść przez ten proces, wypełniając wnioski do urzędu skarbowego oraz dbając o dopełnienie wszystkich wymaganych formalności. Takie wsparcie jest szczególnie istotne, gdy dokumenty są składane w języku niemieckim, co może być barierą dla zagranicznych przedsiębiorców. 

• Wyjaśnienie specyfiki Steuernummer

Firmy w Niemczech mogą potrzebować różnych numerów podatkowych, takich jak Steuernummer czy Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Doradca pomoże w wyborze odpowiednich numerów oraz wyjaśni, jakie funkcje spełniają poszczególne identyfikatory w zależności od rodzaju działalności firmy. Ponadto, ma on wiedzę o specyficznych wymaganiach różnych urzędów skarbowych, które mogą się różnić w zależności od regionu w Niemczech.

Przygotowanie dokumentów i wniosku

Przy składaniu wniosków o Steuernummer często wymagane są szczegółowe dane finansowe i informacje o planowanej działalności. Aby zminimalizować ryzyko odrzucenia wniosku lub wydłużenia procedury z powodu błędów formalnych, doradca podatkowy:

• zidentyfikuje, jakie dokumenty są potrzebne, 
• pomoże w prawidłowym wypełnieniu formularza kwestionariusza do rejestracji podatkowej, który zawiera pytania dotyczące rodzaju działalności, przewidywanych obrotach i innych aspektach finansowych firmy.

Wsparcie po uzyskaniu Steuernummer

Uzyskanie Steuernummer to początek wielu obowiązków podatkowych. Wsparcie doradcy na późniejszym etapie współpracy obejmuje zwykle:

• regularne przypominanie o terminach składania deklaracji podatkowych.
• pomoc w rejestracji dla celów VAT, jeśli firma osiągnie wymagany próg obrotu lub dobrowolnie zdecyduje się na tę rejestrację. 
• wsparcie w ponownym uzyskaniu numeru, jeśli będzie taka potrzeba. 
• doradztwo w zakresie optymalizacji podatkowej i rozliczeń.

Rola doradcy podatkowego w procesie uzyskiwania Freistellung

Każda firma budowlana działająca na terenie Niemiec może, choć nie musi, starać się o uzyskanie Freistellung. Także w tym procesie, doradca podatkowy może odegrać ogromną rolę.

• Omówienie korzyści i ocena kwalifikacji

Jako że Freistellung nie jest obowiązkowy, podstawową rolą doradcy może tu być przedstawienie korzyści płynących z tego zwolnienia. Dzięki temu każdy przedsiębiorca indywidualnie może zdecydować czy chciałby (jeśli oczywiście może) skorzystać z takiej ulgi. 

• Weryfikacja zgodności podatkowej

Aby otrzymać Freistellung, firma musi wykazać pełną zgodność z przepisami podatkowymi. Doradca przeprowadza więc audyt podatkowy i analizuje działalność firmy, aby upewnić się, że kwalifikuje się ona do zwolnienia z podatku budowlanego. 

• Przygotowanie dokumentacji i złożenie wniosku

Ubieganie się o Freistellung wymaga dostarczenia szczegółowej dokumentacji, a doradca pomaga w ich skompletowaniu oraz upewnia się, że wszystkie dane są aktualne i zgodne z wymogami niemieckiego urzędu skarbowego. Pomoże on także w prawidłowym wypełnieniu wniosku, uwzględniając specyficzne wymagania związane z działalnością firmy. Zminimalizuje to ryzyko odrzucenia aplikacji lub przedłużenia procesu z powodu braków formalnych.

Monitorowanie terminów i odnawianie Freistellung

Jako że Freistellung nie jest wydawany raz na zawsze, doradca podatkowy pomaga monitorować terminy jego ważności oraz składać odpowiednie wnioski o przedłużenie. Dzięki temu firma unika ryzyka utraty zwolnienia z podatku budowlanego, co mogłoby negatywnie wpłynąć na jej płynność finansową.

Czy warto więc inwestować w doradcę podatkowego?

Lista korzyści wynikających z pomocy doradcy podatkowego w drodze do budowania silnej i zgodnej z przepisami firmy jest znacznie dłuższa. Steuernummer i Freistellung różnią się zarówno jeśli chodzi o funkcje jakie pełnią, wymaganą dokumentację, proces uzyskania, czas ważności, a także ewentualne konsekwencje w przypadku ich braku. Mimo to, istnieje wiele pokrywających się korzyści, jakie może przynieść skorzystanie z pomocy doradcy podatkowego zarówno przy formalnościach związanych ze staraniem się o numer podatkowy, jak i o zwolnienie z podatku budowlanego. 

Oszczędność czasu i redukcja biurokracji

Procesy związane z uzyskiwaniem Steuernummer i Freistellung wymagają czasu, a także znajomości procedur. Dzięki wsparciu doradcy przedsiębiorca może skupić się na rozwijaniu działalności, a kwestie formalne i kontakty z urzędami powierzyć specjaliście.

Unikanie błędów i ryzyka sankcji

Doradcy podatkowi posiadają wiedzę na temat wymogów formalnych, dzięki czemu przedsiębiorca unika błędów, które mogłyby skutkować odrzuceniem wniosków lub, co gorsza, karami finansowymi. Wsparcie profesjonalisty daje pewność, że wszystkie procedury będą przeprowadzone zgodnie z przepisami.

Budowanie profesjonalnego wizerunku firmy

W oczach niemieckich kontrahentów współpraca firmy z profesjonalnym doradcą podatkowym to znak, że przedsiębiorca poważnie traktuje swoje zobowiązania i dąży do pełnej zgodności z przepisami. Buduje to wiarygodność i zwiększa zaufanie współpracowników.

Reprezentowanie firmy w kontaktach z urzędami

Doradca podatkowy, jako osoba z doświadczeniem w kontaktach z niemieckimi urzędami, często posiada bezpośrednie relacje z różnymi instytucjami, co umożliwia szybsze i sprawniejsze załatwianie spraw formalnych. Dodatkowo, specjalista jest w stanie lepiej zrozumieć wymagania urzędu oraz dostosować się do specyficznych procedur danego regionu. 

Tak czy nie?

Ostatecznie, decyzja o skorzystaniu z usług doradcy podatkowego zależy od potrzeb i wielkości firmy oraz od złożoności działań na rynku niemieckim. Profesjonalna pomoc prawna może okazać się nieoceniona w przypadku przedsiębiorstw, które:

• rozpoczynają działalność w Niemczech i potrzebują pomocy w zrozumieniu wymogów administracyjnych, aby działać zgodnie z prawem.
• działają w branży budowlanej i uzyskanie Freistellung jest dla nich ważnym krokiem w drodze do zachowania płynności finansowej.

Dzięki doradcy podatkowemu firma może skupić się na prowadzeniu działalności i rozwoju, pozostawiając kwestie administracyjne w rękach specjalisty, co w dłuższej perspektywie zwiększa efektywność zarządzania przedsiębiorstwem.